Zasady ogólne
- Miejski Zakład Komunalny Sp. z o. o. z siedzibą w Stalowej Woli, realizuje zadania związane z ochroną sygnalistów, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
- Spółka jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie
o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1 ze zm.) – dalej RODO, przetwarzanych w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń wewnętrznych. - Podmiot, po uzyskaniu zgłoszenia, przetwarza je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 5 RODO, w szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO) oraz zasady minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia
i podjęcia ewentualnych działań następczych.
Obowiązki administratora
- Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne, o których mowa w art. 32 RODO, zapewniające ochronę danych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Administrator zapewnia ochronę poufności danych osobowych sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osób wskazanych w zgłoszeniu.
- Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą sygnalistów, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych.
- Administrator informuje wskazanego sygnalistę, osoby, których dotyczy zgłoszenie, osoby wskazane w zgłoszeniu, o zasadach ochrony ich danych osobowych. Klauzule informacyjne dla sygnalisty, osoby wskazanej w zgłoszeniu oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie zostały umieszczone na stronie internetowej Spółki pod adresem https://www.mzk.stalowa-wola.pl/rodo/klauzule-informacyjne/.
Obsługa zgłoszeń wewnętrznych
- Prezes Miejskiego Zakładu Komunalnego Sp. z o . o. wyznaczył do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych osobę przyjmującą zgłoszenia.
- Zgłoszenie naruszenia prawa należy składać w następujący sposób:
a) poprzez wypełnienie formularza zgłoszenia dostępnego online na stronie internetowej Spółki, znajdującego się na platformie SYGNANET pod adresem: https://app.sygnanet.pl/mzk/pl, komunikacja za pośrednictwem formularza jest szyfrowana,
b) ustnie podczas rozmowy z Prezesem Zarządu lub osobą wyznaczoną ds. sygnalizowania nieprawidłowości. Zgłoszenie ustne może być dokonane na spotkaniu, telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2020 r. poz. 344). Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane za zgodą Sygnalisty w formie nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub kompletnej
i dokładnej transkrypcji rozmowy. Zgłoszenie ustne dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg,
c) pisemnie, przesyłając zgłoszenie pocztą na adres Miejskiego Zakładu Komunalnego Sp. z o. o., ul. Komunalna 1, 37-450 Stalowa Wola
z oznaczeniem umieszczonym na zamkniętej kopercie „Sygnalizowanie nieprawidłowości, poufne”; koperta, bez jej otwarcia, przekazywana jest Prezesowi Zarządu lub osobie wyznaczonej ds. sygnalizowania nieprawidłowości do rąk własnych. - W zgłoszeniu należy podać dane kontaktowe lub wysłać zgłoszenie anonimowo.
- Wypełnić formularz zawierający zgodę na ujawnienie tożsamości sygnalisty,
w przypadku zamiaru jej wyrażenia (wyrażenie zgody jest dobrowolne). - Zapoznać się z zasadami ochrony danych osobowych sygnalisty, zawartymi
w klauzuli informacyjnej dostępnej na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.mzk.stalowa-wola.pl/rodo/klauzule-informacyjne/. - Obowiązek uzyskania zgody sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości nie dotyczy przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Dostęp do danych w zgłoszeniu
- Administrator ujawnia dane sygnalisty wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich przetwarzania na podstawie przepisów prawa.
- Dane osobowe mogą być udostępnione podmiotom zewnętrznym wspierającym administratora w zakresie przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, określającej w szczególności przedmiot, czas trwania powierzenia, charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, prawa i obowiązki administratora zgodnie z art. 28 RODO. Dostawca aplikacji zgłoszeń sygnanet.pl/mzk to Specfile.pl, ul. Nagórskiego 3, 60-408 Poznań. Administrator zapewnia, że podmiot został zweryfikowany w celu ustalenia, czy zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych w odniesieniu do powierzonego zadania.
- Dane osobowe będą udostępniane odrębnym administratorom, tj. właściwym organom, w przypadku podejmowania działań następczych i prowadzenia postępowań.
- Administrator ujawnia dane sygnalisty osobom, których dotyczy zgłoszenie lub osobom trzecim wskazanym w zgłoszeniu, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów. Ujawnienie dotyczy wniosku tych osób o dostęp do ich danych osobowych przetwarzanych przez administratora.
Realizacja praw osób, których dane dotyczą
- Administrator zapewnia realizację praw osób, których dane są przetwarzane w ramach obsługi zgłoszeń sygnalistów, wskazanych w treści klauzuli informacyjnej kierowanej do sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu, z zastrzeżeniem ust. 2.
- Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie sygnalistów:
a) administrator nie informuje osób, których dane są przetwarzane na postawie art. 14 RODO (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu) o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art.6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie,
b) w ramach realizacji prawa dostępu do danych osobowych administrator nie przekazuje informacji o źródle danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
Czas przechowywania i usuwanie danych osobowych
- Dane osobowe, przetwarzane w ramach systemu zgłoszeń wewnętrznych, będą przechowywane przez okres 3 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
- Administrator nie zbiera danych osobowych, które nie są niezbędne do rozpatrywania zgłoszenia. Administrator usuwa dane osobowe zebrane przypadkowo.
Rzecznik Praw Obywatelskich
- Do Rzecznika Praw Obywatelskich można się zgłosić kontaktując się poprzez dostępną infolinię BRPO: 800 676 676, pisząc na adres e-mail biurorzecznika@brpo.gov.pl lub na adres korespondencyjny: Biuro RPO, Al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa.
- Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie RPO (https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich) lub osobiście w jednym z oddziałów.